Wie Ihnen der Produktionsplan hilft, Termine einzuhalten
Sie kennen das vielleicht schon aus eigener Erfahrung: Da viele Personen an der Erstellung eines Geschäftsberichts bzw. Tätigkeitsberichts beteiligt und häufig enge terminliche Vorgaben einzuhalten sind, nimmt die Organisation und Abstimmungen viel Zeit in Anspruch. Aber gut strukturierte Pläne helfen Ihnen dabei, Zeit und Geld zu sparen. Wenn beispielsweise wegen fehlender Absprachen im späteren Verlauf weitere Textpassagen eingesetzt werden müssen, sich der Seitenumbruch ändert oder viele Textkorrekturen anfallen, wird die Erstellung teurer. Das ist häufig vermeidbar und ärgerlich. Hierbei gilt folgende Regel: Je näher die Änderungen vor dem Drucktermin stattfinden, desto höher ist der Aufwand – im schlimmsten Fall muss der ganze Geschäftsbericht neu gedruckt werden.
Bei einem schlechten Timing wird es schnell hektisch, man verliert den Überblick und die Kreativität bleibt auf der Strecke. Für offenlegungspflichtige Unternehmen sind zudem rechtliche Vorgaben zu beachten. Beim Nichteinhalten der Termine kann es sonst schnell teuer werden. Dann werden nämlich empfindliche Geldbußen verhängt.
Empfehlenswert ist es, am Anfang alle Beteiligten zusammenzubringen und die wichtigsten Dinge wie Termine, Budgets, Kommunikationsziele, Zielgruppen, Themen und den erwarteten Umfang festzuzurren. Denn kurze Informationswege verhindern Missverständnisse. Zudem ist es ratsam, einen Verantwortlichen zu bestimmen, bei dem alle Informationen zusammenlaufen.
Augen auf bei der Druckkostenermittlung
Besonderes Augenmerk sollten Sie bei der Produktion auf den Druck legen. Denn weil hier viele Fachbegriffe auftauchen, deren Bedeutung Ihnen vielleicht gar nicht klar ist, kommt es hier häufig zu unangenehmen Überraschungen bei der Rechnungsstellung. Wenn Sie sichergehen wollen, dass Sie auch genau den Bericht erhalten, den Sie erwarten, und dass auch wirklich alle Leistungen im Angebot inklusive der Proofs und Plotts zur Produktionskontrolle im Endpreis enthalten sind, lohnt es sich, mit einer detaillierten Druckanfrage zu arbeiten.