8 Erfolgsfaktoren für einen Jahresbericht, der wirklich gelesen wird

Sie investieren viel Zeit und Geld in die Erstellung Ihres Geschäftsberichts. Trotzdem sind Sie sich nicht sicher, ob Sie Ihre Zielgruppe auch wirklich erreichen? Als Experten in der Finanzkommunikation arbeiten wir mit den wichtigsten Erfolgsfaktoren:

1. Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck: Ein gutes Cover ist Pflicht.
2. Einfachheit schlägt Komplexität! Geschäftsberichte werden nur etwa drei Minuten gelesen. Wer wahrgenommen werden will, muss sich auf das Wesentliche konzentrieren.
3. Anschauliche Grafiken und Diagramme helfen, komplizierte Inhalte zu visualisieren.
4. Register, Rubriken und Kolumnentitel sorgen für eine schnelle Orientierung.
5. Professionelle Business-Portraits unterstreichen Ihre eigene Professionalität.
6. Ein roter Faden ist wichtig, um Leser durch den Bericht zu führen und Ihre Kernaussagen zu transportieren. Persönliche und sympathische Inhalte geben ihm ein Gesicht.
7. Ein Produktionsplan hilft dabei, ohne Termindruck zum Ziel zu kommen!
8. Auch heute noch wirkt eine Druckversion glaubwürdiger als eine Online-Lösung. Der passende Medien-Mix ist wichtig!

Jahresbericht als Fundraising-Instrument für Vereine, Non-Profit-Organisationen und NGOs

Nutzen Sie die Chance, Spendern, Sponsoren oder anderen Förderern sowie Ehrenamtlichen und Mitgliedern darzustellen, wie Ihr Verein oder Ihre Organisation aktiv ist und deren Mittel und Einsatz nutzt. Je transparenter das geschieht, desto mehr Vertrauen wird Ihnen entgegengebracht und so die Basis für die Zuwendung weiterer finanzieller Mittel gelegt.

Mehr als gutes Design: Tipps zum Schreiben bzw. Verfassen eines Geschäfts- bzw. Jahresberichts

• Vermeiden Sie reine Textseiten! Versuchen Sie stattdessen, mit einem Vorspann das Interesse zu wecken, durch Zwischenüberschriften zusätzliche Leseeinstiege zu schaffen und wichtige Informationen mithilfe von Infografiken oder Zusammenfassungen schnell erfassbar darzustellen.
• Fangen Sie früh genug mit der Erstellung an! Am besten Sie sammeln Bilder, Presseartikel und alles, was über den gesamten Jahresverlauf interessant erscheinen könnte. Ein Produktionsplan hierbei hilft, dass Ihnen die Zeit am Ende nicht davonläuft.
• Schreiben Sie Ihren Jahresbericht als Erfolgsbericht! Fokussieren Sie dabei relevante Zielgruppen, wie beispielsweise Mitglieder, Förderer, Spender oder Mitarbeiter. Zeigen Sie Unterstützern, was Sie mit ihren zur Verfügung gestellten Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Sponsorengeldern erreicht haben – als Motivation für die kommende Förderung.
• Bieten Sie einen Ausblick! Stellen Sie weitere Ziele, geplante Projekte und noch schlummernde Potenziale dar, denn Ihre Aufgabe ist noch längst nicht erfüllt.
• Vermeiden Sie Fachsprache! Verwenden Sie stattdessen verständliche Formulierungen, denn Ihre Leser sind nur in seltenen Fällen Spezialisten.
• Formulieren Sie klar und eindeutig! Dies gelingt durch aktive Verben. Auch Satzklammern, Substantivierungen und verschachtelte Sätze sind schwerer zu verstehen.
• Schreiben Sie in einem lebendigen Sprachstil! Stellen beispielsweise Fragen und nutzen Sie Metaphern und Bilder, um komplexe Sachverhalte zu erläutern.
• Richten Sie die Tonalität auf die Zielgruppe aus! Achten Sie dabei auf einen einheitlichen Sprachstil.
• Bleiben Sie in einem Tempus bzw. einer Zeitform!
• Achten Sie auf Durchgängigkeit! Kontrollieren Sie die Einheitlichkeit der Schreibweise von Namen, Produkten oder Fachspezifischem in Fließtext, Bildunterschriften und Headlines. Auch Satztechnisches wie €/Euro, 1.000/1 000 und halbe Leerzeichen zwischen „z. B.“, „u. a.“ müssen immer gleich sein.
• Die eigenen Fehler sieht man nicht! Ein externes, professionelles Lektorat schützt vor vermeidbaren und ärgerlichen Fehlern.

Vorteil für Verbände, Vereine sowie kleine und mittelständische Unternehmen

Wenn Sie zu den nicht publizitätspflichtigen Unternehmen zählen, sind Sie in der Gestaltung Ihres Jahresberichts ziemlich frei.

Weitere Tipps zur Entwicklung und Gestaltung Ihres Geschäfts- bzw. Jahresberichts

Drei Tipps, damit das Erstellen Ihres Briefings erfolgreich wird

1. Worthülsen und Fachterminologie vermeiden
2. Ehrlich sein und auch die eigenen Ziele hinterfragen
3. Bereit sein genügend Zeit in die Erstellung zu investieren. Denn die Mühe, die Sie mit dem Zusammenstellen von Informationen investieren, wird sich am Ende durch eine reibungslose Zusammenarbeit „potenzieren“ und gute Ergebnisse bescheren.

2. Schritt: Telefonat, Meeting und Workshop – für eine persönliche Abstimmung und zum Klären von Fragen

Ein ausführliches Telefonat sollte nach Erhalt des Briefings wenigstens mit der Agentur geführt werden. Doch erfahren Kreative in einem persönlichen Gespräch doch wesentlich mehr wertvolle Informationen über Ihr Unternehmen und die Entscheider. Optimaler ist, wenn zumindest bei aufwändigen Neukonzeptionen ein Workshop veranstaltet wird. Diese Möglichkeit des besseren Kennenlernens und Erarbeitens gemeinsamer Arbeitsgrundlagen bietet gewichtige Vorteile:

• Der unbefangene Blick von außen hilft Kreativen leichter als Ihnen selbst zu erkennen, dass vielleicht Chancen und Lösungsansätze woanders liegen, als Sie meinen und im Briefing kommuniziert haben.

• Für einige Mitarbeiter, die sonst nicht die Gelegenheit haben, zu Wort zu kommen, bietet ein Workshop die Möglichkeit, Ideen in die Diskussion miteinfließen zu lassen.

Dadurch entsteht ein kreativer Prozess, indem sich Kunde und Agentur gegenseitig befruchten, gemeinsam an einem Strang ziehen, füreinander Verständnis entwickeln und sich mit den Ergebnissen identifizieren können.

So können später bei der Präsentation des ausgearbeiteten Konzepts auch beispielsweise Geschmacksdiskussionen vermieden werden, wenn – wie sonst häufig – über Vorlieben bei Farben oder Schriften diskutiert wird.

3. Schritt: Re-Briefing durch die Agentur

Nach Klären aller Fragen erstellt die Agentur ein ca. zwei DIN A4-Seiten umfassendes Re-Briefing-Protokoll, das auch von Ihnen abgezeichnet und Vertragsgrundlage des Auftrages wird.

Folgende Bestandteile sollte ein Re-Briefing neben den relevanten Informationen über Ihr Unternehmen, das Marktumfeld und der Aufgabenstellung enthalten:

• Auftraggeber und Ansprechpartner
• Ort und Datum des Briefings
• Ersteller des Briefings (und ggf. Teilnehmer am Workshop)
• Ablauf des Briefings
• Terminvereinbarungen
• Budget und Honorar
• Übergebene Materialien

4. Schritt: Umsetzung und Realisation der Aufgabe und Schulterblick

Mit dem Verlauf und Bearbeiten der hier beschriebenen Schritte sind gute Voraussetzungen gegeben, ein Basislayout mit passendem Bildkonzept zur Veranschaulichung der Ideen zu erstellen. Spätestens während der Präsentation des Basislayouts wird klar, ob der gewünschte authentische „Look“ für Ihr Unternehmen gefunden wurde. Es kommt schon mal vor, dass Kunden, wenn sie den Entwurf zur vorher abgestimmten Aufgabenstellung sehen, die Gestaltungslösung kritisieren oder sich damit nicht identifizieren können. Das ist nicht ungewöhnlich und lösbar. Zum einen, da auch ein alternatives Layout zur Auswahl präsentiert werden sollte, und zum anderen, weil eine „Punktlandung“ eher selten ist und mindestens ein bis zwei Änderungsphasen eher die Regel sind.

Wird dann im weiteren Gestaltungsprozess das Basislayout von Ihnen freigegeben, wird darauf der gesamte Geschäftsbericht aufgebaut bzw. layoutet. Um Fehlentwicklungen bis zur Fertigstellung frühzeitig entdecken und gegensteuern zu können, werden häufig auch Zwischenpräsentationen vereinbart und sogenannte „Schulterblicke“ ermöglicht.