Erfolgreich einen Jahresbericht erstellen, verfassen und gestalten
Zahlenkolonnen, längere Texte und trotzdem ein attraktiver Jahresbericht: Geht das? Wir finden schon. Wir bieten Ihnen Erfahrungen, Kreativität und Inspirationen und zeigen Ihnen, wie Sie „Bleiwüsten“ mithilfe eines durchdachten Konzepts und ansprechenden Designs in einen lesenswerten Jahresbericht verwandeln. Dabei ist aber entscheidend, sich vorher klar zu werden, was man erreichen möchte:
- Welche Kommunikationsziele Sie mit der Erstellung Ihres Geschäftsberichts verfolgen?
- Wo Ihre Alleinstellungsmerkmale liegen?
- Wen Sie mit Ihrem Geschäftsbericht erreichen möchten?
- Was die tatsächlichen Bedürfnisse Ihrer Leser sind?
Häufig wird der arbeits- und abstimmungsreiche Prozess zur Erstellung eines Jahres- bzw. Geschäftsberichts unterschätzt und am Ende eng und anstrengend. Mit einem klar strukturierten Ablauf lassen sich Ihre Nerven schonen. Und aufgrund unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, wie Sie auch unter Zeitdruck rechtzeitig fertig werden:
8 Erfolgsfaktoren für einen Jahresbericht, der wirklich gelesen wird
Sie investieren viel Zeit und Geld in die Erstellung Ihres Geschäftsberichts. Trotzdem sind Sie sich nicht sicher, ob Sie Ihre Zielgruppe auch wirklich erreichen? Als Experten in der Finanzkommunikation arbeiten wir mit den wichtigsten Erfolgsfaktoren:
- Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck: Ein gutes Cover ist Pflicht.
- Einfachheit schlägt Komplexität! Geschäftsberichte werden nur etwa drei Minuten gelesen. Wer wahrgenommen werden will, muss sich auf das Wesentliche konzentrieren.
- Anschauliche Grafiken und Diagramme helfen, komplizierte Inhalte zu visualisieren.
- Register, Rubriken und Kolumnentitel sorgen für eine schnelle Orientierung.
- Professionelle Business-Portraits unterstreichen Ihre eigene Professionalität.
- Ein roter Faden ist wichtig, um Leser durch den Bericht zu führen und Ihre Kernaussagen zu transportieren. Persönliche und sympathische Inhalte geben ihm ein Gesicht.
- Ein Produktionsplan hilft dabei, ohne Termindruck zum Ziel zu kommen!
- Auch heute noch wirkt eine Druckversion glaubwürdiger als eine Online-Lösung. Der passende Medien-Mix ist wichtig!
Jahresbericht als Fundraising-Instrument für Vereine, Non-Profit-Organisationen und NGOs
Nutzen Sie die Chance, Spendern, Sponsoren oder anderen Förderern sowie Ehrenamtlichen und Mitgliedern darzustellen, wie Ihr Verein oder Ihre Organisation aktiv ist und deren Mittel und Einsatz nutzt. Je transparenter das geschieht, desto mehr Vertrauen wird Ihnen entgegengebracht und so die Basis für die Zuwendung weiterer finanzieller Mittel gelegt.
Mehr als gutes Design: Tipps zum Schreiben bzw. Verfassen eines Geschäfts- bzw. Jahresberichts
- Vermeiden Sie reine Textseiten! Versuchen Sie stattdessen, mit einem Vorspann das Interesse zu wecken, durch Zwischenüberschriften zusätzliche Leseeinstiege zu schaffen und wichtige Informationen mithilfe von Infografiken oder Zusammenfassungen schnell erfassbar darzustellen.
- Fangen Sie früh genug mit der Erstellung an! Am besten Sie sammeln Bilder, Presseartikel und alles, was über den gesamten Jahresverlauf interessant erscheinen könnte. Ein Produktionsplan hierbei hilft, dass Ihnen die Zeit am Ende nicht davonläuft.
- Schreiben Sie Ihren Jahresbericht als Erfolgsbericht! Fokussieren Sie dabei relevante Zielgruppen, wie beispielsweise Mitglieder, Förderer, Spender oder Mitarbeiter. Zeigen Sie Unterstützern, was Sie mit ihren zur Verfügung gestellten Mitgliedsbeiträgen, Spenden und Sponsorengeldern erreicht haben – als Motivation für die kommende Förderung.
- Bieten Sie einen Ausblick! Stellen Sie weitere Ziele, geplante Projekte und noch schlummernde Potenziale dar, denn Ihre Aufgabe ist noch längst nicht erfüllt.
- Vermeiden Sie Fachsprache! Verwenden Sie stattdessen verständliche Formulierungen, denn Ihre Leser sind nur in seltenen Fällen Spezialisten.
- Formulieren Sie klar und eindeutig! Dies gelingt durch aktive Verben. Auch Satzklammern, Substantivierungen und verschachtelte Sätze sind schwerer zu verstehen.
- Schreiben Sie in einem lebendigen Sprachstil! Stellen beispielsweise Fragen und nutzen Sie Metaphern und Bilder, um komplexe Sachverhalte zu erläutern.
- Richten Sie die Tonalität auf die Zielgruppe aus! Achten Sie dabei auf einen einheitlichen Sprachstil.
- Bleiben Sie in einem Tempus bzw. einer Zeitform!
- Achten Sie auf Durchgängigkeit! Kontrollieren Sie die Einheitlichkeit der Schreibweise von Namen, Produkten oder Fachspezifischem in Fließtext, Bildunterschriften und Headlines. Auch Satztechnisches wie €/Euro, 1.000/1 000 und halbe Leerzeichen zwischen „z. B.“, „u. a.“ müssen immer gleich sein.
- Die eigenen Fehler sieht man nicht! Ein externes, professionelles Lektorat schützt vor vermeidbaren und ärgerlichen Fehlern.
Vorteil für Verbände, Vereine sowie kleine und mittelständische Unternehmen
Wenn Sie zu den nicht publizitätspflichtigen Unternehmen zählen, sind Sie in der Gestaltung Ihres Jahresberichts ziemlich frei.