In zwölf Schritten zu einem überzeugenden Geschäftsbericht

Der Geschäftsbericht ist für PR-Verantwortliche zumeist die wichtigste Publikation des Jahres – und die aufwendigste. Daher ist es umso wichtiger, rechtzeitig und mit Plan an die Arbeit heranzugehen. Wir haben für Sie die zwölf wichtigsten Arbeitsschritte festgehalten:

1. Entwickeln Sie ein Konzept.

Was wollen Sie mit Ihrem Geschäftsbericht erreichen? Welche Zielgruppen wollen Sie ansprechen? Welche Botschaften sollen transportiert werden? Auf welchem Wege soll der Geschäftsbericht die Zielgruppen erreichen? Welche Wirkung wünschen Sie sich? Wie wollen Sie diese Wirkung erreichen – inhaltlich und visuell? Erst, wenn das Konzept für Ihren Geschäftsbericht steht, können Sie die weiteren Planungsschritte vornehmen.

2. Erstellen Sie einen Projektplan.

In Ihrem Projektplan sind alle Aufgaben, Arbeitsschritte und das Timing erfasst. Rechnen Sie rückwärts vom geplanten Veröffentlichungstermin. Planen Sie für alle Arbeitsschritte Puffer ein – für den Druck, die Gestaltung, die Redaktion der Texte, die Bildbeschaffung, die Korrektur- und Freigaberunden. Benennen Sie die für die Erfüllung der Aufgaben und die Einhaltung der Termine Verantwortlichen und halten Sie die Namen der Verantwortlichen auch im Projektplan fest.

3. Stellen Sie ein Projektteam zusammen.

Als PR-Verantwortlicher sind Sie zwar auch für den Geschäftsbericht verantwortlich. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie alle Aufgaben alleine bewältigen müssen. Holen Sie sich Unterstützer mit ins Boot. Das sind zum einen Mitarbeiter aus den anderen Abteilungen. Diese sollten Ihnen die erforderlichen Informationen liefern, können aber auch bei der Erstellung des Berichts helfen. Ermitteln Sie noch vor Beginn der Arbeit Ihren Bedarf an Unterstützung und prüfen Sie, ob Sie externe Hilfe brauchen – bei der Recherche, der Aufbereitung der Informationen, der Redaktion der Texte, für die Anfertigung von Fotos, für die Gestaltung, das Lektorat. Holen Sie frühzeitig Kostenvoranschläge ein. Denn auch die externen Unterstützer sollten Sie rechtzeitig ins Team aufnehmen, idealerweise von Anfang an, damit keine Informationsdefizite entstehen.

4. Starten Sie mit einem Kick-off-Meeting.

Ein Kick-off-Meeting ermöglicht Ihnen, Ihr Anliegen zu transportieren, Fragen direkt zu beantworten und alle auf die gemeinsame Aufgabe einzustimmen. Unterschätzen Sie nicht die dynamische Wirkung, die von einem solchen Meeting ausgehen kann, weil sich alle als Teil des Teams erleben.

5. Erarbeiten Sie eine Struktur.

Stellen Sie eine Übersicht über die Inhalte zusammen, gewichten Sie diese und entwickeln Sie eine Gliederung. Mit dieser Grundlage können Sie die Informationen zu den einzelnen Themen und Aspekten für die verschiedenen Kapitel sammeln und zusammenstellen (lassen).

6. Entwickeln Sie ein Gestaltungskonzept.

Wenn Sie wissen, welche Zielgruppen erreicht, welche Inhalte transportiert, welche Botschaften vermittelt und welche Wirkung erzielt werden soll, können Sie überlegen, wie der Geschäftsbericht auch optisch Ihre Ziele unterstützt. Entwickeln Sie ein Gestaltungskonzept. Dazu gehört auch, dass Sie überlegen, ob Fotos Ihre Inhalte optimal transportieren und Ihre Botschaften untermauern können oder vielleicht eine grafische Lösung passender wäre.

7. Sammeln Sie Informationen.

Teilen Sie den Mitarbeitern des Teams mit, welche Informationen Sie in welcher Form aus den unterschiedlichen Abteilungen benötigen. Je präziser Ihre Angaben und je klarer die Grenzziehung, umso mehr zielführende Informationen bekommen Sie. Das spart den Mitarbeitern Zeit bei der Recherche und Zusammenstellung und Ihnen und Ihrem Team beim Sichten und Fokussieren.

8. Bereiten Sie die Informationen redaktionell auf.

Manchmal haben externe Redakteure mehr Distanz zu den Themen des Unternehmens und zu den Meilensteinen im zurückliegenden Jahr. Das bedeutet aber auch, dass externe Redakteure viel weniger Scheu haben, das Unternehmen für seine tollen Ergebnisse zu loben. Abgesehen davon kostet Textarbeit viel Zeit – die Sie in der Regel gar nicht haben, um sich hinzusetzen und einen fein geschliffenen Text zu verfassen. Delegieren Sie diese Arbeit.

9. Beginnen Sie mit der Gestaltung.

In der Regel müssen Sie für die Fotos und die Gestaltung selbst einen Profi im Team haben. Sobald die Inhalte feststehen, kann auch er sich an die Arbeit machen, die mit den Inhalten gelieferten Fotos sichten, ggf. bearbeiten, neue anfragen oder anfertigen.

10. Starten Sie Prüf- und Freigabeprozesse zeitnah.

Warten Sie mit der Prüfung und Freigabe der Texte und Gestaltung durch die Fachabteilungen nicht bis zum Ende der Arbeit, sondern beginnen Sie damit im laufenden Prozess. So können Sie den einzelnen Abteilungen auch mehr zeitlichen Spielraum für die inhaltliche Prüfung geben und können selbst stressfrei Änderungen vornehmen, wenn dies erforderlich sein sollte. Abschließend erhält die Geschäftsführung die von den Fachabteilungen freigegebene Version zur endgültigen Prüfung und Druckfreigabe.

11. Planen Sie die Verteilung.

Während Ihr Geschäftsbericht im Druck ist, sollten Sie die Verteilung planen. Das bedeutet: Sie prüfen und aktualisieren den Adressverteiler, verfassen ein Anschreiben und drucken es in entsprechender Stückzahl aus. Dann können Sie mit dem Versand beginnen, sobald der Bericht aus der Druckerei kommt. Begleiten Sie den Versand mit einer Pressemeldung. Denn auch für die Medienvertreter sind Geschäftsberichte wertvolle Informations- und Inspirationsquellen.

12. Erst die eigenen Mitarbeiter.

Bevor der Geschäftsbericht verschickt wird, sollten Sie ihn den Mitarbeitern vorstellen. Ideal ist es, wenn Sie allen Mitarbeitern ein Exemplar aushändigen können. Das macht stolz und stärkt die Identifikation mit Ihrem Unternehmen.

Zur Autorin:

Dr. Marion Steinbach, SteinbachPR

SteinbachPR bietet optimale Kommunikationskonzepte bei größtmöglicher Effizienz durch fundiertes PR-Know-how und Branchenkenntnisse in Bildung, Bildungspolitik, Gesundheit und Seniorenkommunikation.

Grafik des Produktionsprozess eines Geschäftsberichts