Aktuelles zur Nachhaltigkeits- und CSR-Berichterstattung sowie Richtlinien und Pflichten

Gehören Sie zu einem Unternehmen, das sich bisher zu wenig um die CSR-Berichterstattung gekümmert hat? Dann wird es jetzt aber Zeit, denn nach der neuen EU-Regelung werden schon Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden dazu verpflichtet, einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen. Zudem bieten Ihnen CSR-Berichte (das steht für „Corporate Social Responsibility“ und meint die gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen im Sinne eines nachhaltigen Wirtschaftens) weitere Vorteile:

• Ein Nachhaltigkeitsmanagement zeigt GAPs (Lücken in Ihrem Nachhaltigkeitsmanagement und den bestehenden Unternehmensprozessen) auf und bietet Ihnen die Möglichkeit, sich besser aufzustellen und Kosten zu reduzieren.
• Stakeholder werden zunehmend kritischer, so dass Sie mit einem Nachhaltigkeitsbericht eine verbesserte Reputation und eine optimale Kommunikation mit Ihren Stakeholdern abbilden.

Hier erfahren Sie alles Wichtige, was Sie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung, der CSRD-Richtlinie und dem GRI-Standard wissen sollten.

Was sind die Änderungen der Nachhaltigkeitsberichterstattung für Unternehmen?

Im April 2021 hat die EU-Kommission einen neuen Richtlinienvorschlag zur unternehmerischen Nachhaltigkeitsberichterstattung – Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) – auf den Weg gebracht. Dieser soll nun zeitnah verabschiedet und in nationales Recht transferiert werden, so dass die Richtlinie ab dem Geschäftsjahr 2024 für alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden verpflichtend ist.

Bereits seit 2017 sind große kapitalmarktorientierte Unternehmen, Kreditinstitute und Versicherungen gesetzlich verpflichtet, über nichtfinanzielle Aspekte zu berichten. Der neue Richtlinienvorschlag sieht eine erhebliche Erweiterung vor.

CSRD-Richtlinien und die neuen Anforderungen für Kleinstunternehmen

Nach der Verabschiedung des Richtlinienvorschlags müssen zukünftig alle an einem regulierten Markt in der EU gelisteten Unternehmen (bis auf Kleinstunternehmen), große nicht kapitalmarktorientierte Unternehmen sowie Banken und Versicherungen berichten. Das Kriterium der Arbeitnehmerzahl wird von 500 auf 250 gesenkt.

Zusätzlich werden neue Anforderungen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung eingeführt: Unternehmen müssen umfassend u. a. über die Auswirkungen der Geschäftstätigkeit auf Nachhaltigkeitsaspekte sowie über Geschäftsstrategien und -prozesse zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen berichten. Darunter fallen auch Informationen über den Due Diligence-Prozess zur Nachhaltigkeit und der Wertschöpfungskette.

Was bedeutet das für Sie als Unternehmen?

Zunächst der wichtigste Rat: Schieben Sie es nicht weiter auf die lange Bank! Grundsätzlich gilt: Ein Nachhaltigkeitsbericht funktioniert nicht, wenn Sie nicht die entsprechenden Maßnahmen im Unternehmen verankert haben. Also fährt man hier immer zweigleisig – bedeutet: Sie machen sich Gedanken zu Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie und den dazugehörigen Maßnahmen in Kombination mit der Erfüllung der gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich des Berichts.

GRI-Standard als umsetzbare Lösung für die CSR-Berichterstattung

Dazu gehört, sich für einen geeigneten Berichtsstandard festzulegen. Zu empfehlen ist der GRI-Standard. Warum? Weil durch den modularen Aufbau der Nachhaltigkeitsbericht individuell auf Ihr Unternehmen zusammengestellt werden kann.

Der modular aufgebaute GRI-Standard bietet hier auch konkrete Vorschläge, was alles im Bericht in den einzelnen Modulen enthalten sein muss. Verändert sich also beispielsweise etwas an Ihrer Unternehmensausrichtung (z. B. ein zusätzlicher Geschäftsbereich), kann mittels der GRI-Standards der bestehende Nachhaltigkeitsbericht ganz einfach ergänzt werden.

Ein weiterer Vorteil: Sie schaffen damit nicht nur Transparenz, sondern bekommen auch Einblick in die Berichte der anderen Unternehmen, die sich zu GRI verpflichtet haben. Übrigens ist die Teilnahme und Verwendung an GRI kostenfrei für Unternehmen.

Eine Grafik des Instituts für ökologische Wirtschaftsförderung und future e. V zeigt, wie 2021 die verwendeten Standards für den Nachhaltigkeitsbericht verteilt sind. Die Grafik ist aus dem Nachhaltigkeitsreport 2021 des Instituts für ökologische Wirtschaftsförderung und future e. V. entnommen (ranking-nachhaltigkeitsberichte.de).

Natürlich gibt es noch andere Standards, an denen Sie sich orientieren können: z. B. OECD, UN Global Compact und der DCGK. Die basieren aber alle mehr oder weniger ausgeprägt auf GRI.

GAP-Analyse zum Herausfinden Ihrer bestehenden Schwachstellen und zur Definition Ihrer CSR-Maßnahmen

Wenn Sie sich auf einen Standard festgelegt haben und wissen, welche Nachhaltigkeitsstrategie Sie fahren wollen, ist eine GAP-Analyse anzuraten. So erfahren Sie, wie gut oder schlecht Ihr Unternehmen bereits im Nachhaltigkeitsmanagement und der damit verbundenen Berichtspflicht aufgestellt ist. Klingt nach furchtbar viel Aufwand? Ein Aufwand ist es – das steht außer Frage. Aber je eher Sie damit beginnen, umso besser ist es und nimmt den Handlungsdruck raus, so dass Sie agieren können statt nur zu reagieren.

Seien Sie gewiss: So groß, wie Sie wahrscheinlich befürchten, ist der Aufwand einer GAP-Analyse nicht.

Welchen Nutzen habe ich als Unternehmen von einem Nachhaltigkeitsbericht?

Hier kann zwischen internen und externen positiven Effekten unterschieden werden.

Die internen Effekte sind beispielsweise:

• Durch die GAP-Analyse werden Schwachstellen aufgezeigt
• Innovationen werden voran getrieben
• Erhöhte Mitarbeiterbindung
• Kosteneinsparung durch verbesserte Prozesse

Bei den externen Effekten sind es:

• Verbesserte Mitarbeitergewinnung
• Sicherung der Reputation
• Wettbewerbsvorteile
• Besseres Ranking bei Banken, Investoren und Versicherungen

Sie sehen, der einmalige Aufwand für die Implementierung lohnt sich langfristig für Ihr Unternehmen.

Suchen Sie nach Beispielen für Nachhaltigkeitsberichte?

Für einen Hersteller von FSC®-zertifizierten Umweltpapieren (SCHOELLERSHAMMER) entwickelten wir seinen ersten Nachhaltigkeitsbericht. Darin wird u. a. dargestellt, wie der Energie- und Wasserverbrauch sowie die CO2-Emissionen kontinuierlich reduziert werden. Für den Umschlag wurde das von hergestellte Kartonagepapier verwendet.

Eine spannende interaktive Berichterstattung durch Online-Geschäftsberichte

Online-Berichte stehen immer noch eher im Schatten der Print-Berichte. Wenn sich jemand für die Online-Berichte besonders interessiert, dann sind es Finanzjournalisten und Analysten sowie institutionelle Anleger und Aktionäre, die sie als schnell verfügbares Recherche-Medium nutzten. Die meisten Leser erwarteten bisher einen gut gestalteten, gedruckten Geschäftsbericht.

Weitere Zielgruppen im Fokus

Nun wachsen jedoch neue Zielgruppen heran, die stärker auch Online-Reports nachfragen und damit angesprochen und überzeugt werden wollen: Die Digital Natives, die unter dem Einfluss der Digitalen Medien groß geworden sind. Sie haben andere Mediengewohnheiten und legen keinen großen Wert auf schwere Print-Ausgaben.

Auch Mitarbeiter und Geschäftspartner sowie zunehmend auch die allgemeine Öffentlichkeit gehören zunehmend zu den Zielgruppen von Online-Reports. Denn besonders die in den Fokus gerückte Nachhaltigkeitsberichtserstattung von großen Unternehmen und NGOs interessiert ein breiteres Publikum.

Online-Geschäftsberichte bieten die Chance, die unterschiedlichen Zielgruppen zu erreichen – doch sind ihre unterschiedlichen Interessensschwerpunkte angemessen zu berücksichtigen: Während Anteilseigner und Analysten eher die „trockenere“, betrieblichen Pflichtinhalte suchen, möchten die anderen Zielgruppen mehr über das nachhaltige Handeln und über die Menschen, die für das Unternehmen arbeiten, erfahren.

Online-Medien bieten Geschäftsberichten die Chance

• aktuelle Informationen und beispielsweise Aktien-Chartdarstellungen einzubeziehen
• einer spannenden und interaktiven Berichterstattung
• Zusatzmaterial (wie Videos, Audiobeiträge, Tabellen) einzubinden
• die Inhalte in verschieden Medien mehrfach zu nutzen und damit
• die Reichweite zu erhöhen und ein größeres, weltweites Publikum zu erreichen
• Aktionäre zu betreuen
• durch Tracking herauszufinden, welche Inhalte besonders Leser interessieren

Zu dem A und O von Online-Reports zählen

• Aktionärsbrief bzw. Vorwort  des Vorstands
• Kennzahlenübersicht mit Umsatz, Gewinn, EBIT, Ebitda und KGV
• Interaktiver Kennzahlenvergleich nach frei wählbaren Parametern (wie Gewinn, Umsatz, Dividende, Mitarbeiter) und Intervallen
• Highlights über das abgelaufene und Ausblick in das kommende Geschäftsjahr
• Verlinkungen zu ausführlicheren Inhalten
• PDF-Downloadfunktionen von auszuwählenden Inhalten und Excel-Datein von Tabellen

Wie Sie unterschiedlichen Motiven durch Bildbearbeitung einen einheitlichen Look geben

Bei der Mischung von Bildern aus unterschiedlichen Quellen schlägt die Stunde der Bildbearbeitung bzw. Post Production. Auch wenn es hier besonders auffällt: Nicht nur in der Werbe-, Beauty- und Kosmetik-Fotografie hat die Bildbearbeitung eine große Bedeutung erlangt –in anderen Bereichen gibt es ebenfalls kaum ein Bild, dass nicht in irgendeiner Form bearbeitet wird.

Welche Möglichkeiten bietet die Bildbearbeitung und Post Production?

• Bildbearbeitung: Mit einem zweckmäßigen, handwerklichen Feintuning werden Fehler korrigiert und Optimierungen auch mit dem Ziel vorgenommen, unterschiedliche Motive optisch aneinander anzugleichen. Dazu gehören: möglichst neutrale Hauttöne, ein ausgewogenes Kontrast-Verhältnis sowie das Korrigieren von Farbstichen, Über- und Unterbelichtung, Unschärfen, Bildrauschen, rote Augen, perspektivische Verzerrungen etc.

• Retuschen: Der aus dem Französisch stammende Begriff steht für „Nachbesserung“ und nachträglicher Detailveränderung – früher von Aufsichtsvorlagen und heute besonders von digitalen Bilddaten.

• Kreative Bildbearbeitung/Composing-Erstellung: Damit werden Ursprungsmotive mit dem Ziel bearbeitet, neue Motive und Looks zu entwickeln, bis hin zu neuen Bilderwelten. Dabei setzt man weitere Bildelemente und -ebenen ein und retuschiert eventuell andere Teile weg. Es bietet sich an, eine kleine Auswahl unterschiedlicher Mood-Varianten zu erstellen, damit man sich leichter für eine Richtung entscheiden kann.

• 3 D-Visualisierungen/CAD (Computer-Aided Design): In aufwändigen Rendering-Prozessen werden Modelle (z. B. Prototypen aus der Automobilbranche oder neue Produkte) hochaufgelöst visualisiert und dann beispielsweise im Bildbearbeitungsprogramm möglichst realistisch anmutend vor Hintergründe eingesetzt.

Wie erziele ich mit unterschiedlichen Bildern einen durchgängigen Look?

Zwar bietet die Filtergalerie des Bildbearbeitungsprogramms Photoshop zahlreiche schnell zu verwendende und verlockend erscheinende Kunst-, Mal-, Stilisierungs-, Strukturierungs-, Verzerrungs- und Zeichenfilter, doch wirken sie in der Anwendung bei einer Reihe von Motiven bemüht und wenig kreativ. Dennoch gibt es weder Verbote noch Rezepte, wie sich ein attraktiver grafischer und einheitlicher Look erzielen lässt. Man sollte möglichst frei experimentieren, was sich aus dem Bildmaterial gestalten lässt. Dabei eignet sich nicht jedes Motiv für jede Bearbeitungsform. Aber dafür kommt man manchmal oder nicht selten durch Zufall auf ein verblüffendes, ungewöhnliches und ansprechendes Ergebnis.

Probieren Sie doch eine Auswahl der unterschiedlichen Möglichkeiten aus:

Bilder entfärben

Hier wird die Sättigung reduziert, so dass eine helle, freundliche Wirkung entsteht. Der Reihencharakter kann zusätzlich gesteigert werden, indem jeweils ein prägnantes Element farbig hervorgehoben/betont wird.

Bilder für den Jahres- bzw. Geschäftsbericht selbst fotografieren

Da selbst erstellte Bilder des Unternehmens für Ihren Geschäftsbericht authentischer und realitätsnäher als Fotos von Bildagenturen sind, sollten Sie die eigenen vorziehen. Das ist aber eine anspruchsvolle Aufgabe, da der Blick für gute Motive, bei der People-Fotografie die Feinfühligkeit gegenüber Menschen und eine gute technische Ausstattung benötigt werden, die auch richtig umgesetzt werden will.

Wie wichtig sind Bilder mit Menschen im Geschäftsbericht?

Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist nicht nur – aber vor allem in wirtschaftlich wie gesellschaftlich schwierigen Zeiten beliebt. Denn kaum etwas zieht mehr Interesse auf sich, als Gesichter. Es besteht sogar der Trend, dass immer mehr (reale) Mitarbeiter in Geschäftsberichten abgebildet werden. Wenn Sie dabei Ihre Beschäftigten direkt am Arbeitsplatz fotografieren, können authentische Bilder entstehen, und Sie sparen ganz nebenbei Modelhonorare. Der gesamte Kosteneinsatz ist dabei häufig geringer als bei anderen aufwändig entwickelten und fotografierten Bildkonzepten.

Aber: Die Bilder müssen auch attraktiv und natürlich wirken – und genau das ist eine sehr, sehr anspruchsvolle Aufgabe und aus verschiedenen Gründen nicht leicht. Zum einen sehen Mitarbeiter häufig nicht (immer) aus wie Models und lassen sich nicht gerne fotografieren, und zum anderen wirken Büroräume wie Fertigungsanlagen optisch eher selten fotogen. Auch ist es wichtig, auf ein ausgeglichenes Verhältnis von Frauen und Männern, deren Gleichberechtigung in dargestellten Szenen sowie auf einen einheitlichen Grafik-Stil und technische Details zu achten.

Welche Anforderungen Bilder in einem Geschäftsbericht erfüllen sollten

Wenn Sie Bilder erstellen, die sich für den professionellen Druck eignen, darf weder die Auflösung und der Farbraum zu gering, noch die Komprimierung zu stark sein. Hierbei gilt:

• Auflösung: 300 dpi bei einem Abbildungsmaßstab von 1 : 1
• Schärfe: Das Motiv muss eine ausreichend hohe Schärfe aufweisen – wenn der Hintergrund sich unscharf davon trennt, ist das vorteilhaft.
• Beleuchtung: Gleichmäßige Ausleuchtung mit wenig Schatten
• Personen: Die Abgebildeten sollten zumindest grob in Richtung der Kamera schauen (Achtung: keine Hinterköpfe zeigen). Sie sollten kein übermäßiges Make-up tragen; Puder jedoch ist gut, um Glanzlichter auf der Nase oder Stirn zu verhindern; zudem möglichst kein auffallender Schmuck und keine Brillen. Und ganz wichtig bei der Bekleidung: nichts Enggemustertes oder Karos!
• Produktshots: Möglichst auf einen neutralen Hintergrund achten!
• Umgebung: Störende, nicht gewünschte Objekte (Pflanzen, persönliche Gegenstände, Kleinteiliges) wegstellen!
• Logos: Bei der Bekleidung oder bei anderen Gegenständen sollten Labels und Bedruckungen, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben, nicht sichtbar sein oder später wegretuschiert werden.

Was zeichnet gute Abbildungen aus?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten – aber je mehr fotogene Eigenschaften ein Bild besitzt, desto wirkungsvoller ist es:

• Ein interessanter und klarer grafischer Aufbau sowie deutliche Kontraste (wie hell/dunkel oder Farbkontraste)
• Eine Tiefe, die beispielsweise durch verschiedene Bildebenen, Perspektive (durch Fluchtlinien oder die Angabe eines dem menschlichen Auge bekannten Maßstabs) oder Schärfe vermittelt wird.
• Das Beschränken auf einen bestimmten Tiefenschärferaum, der um einen Raumeindruck zu erzielen, andere Bereiche unscharf erscheinen lässt, je weiter sie von der Schärfeebene entfernt ist.
• Ein stimmungsvolles, atmosphärisches Licht, dass das Motiv gleichmäßig beleuchtet und dessen Schatten entweder Volumen und Raum erzeugt oder zum selbstständigen Bildelement wird.
• Eine geschmackvolle und passende Motivfarbe und Farbgestaltung aller Bildelemente (z. B. homogen, pastellig, kräftig und komplementär) sowie Farbstimmung (kalt oder warm)
• Ein Bildhintergrund, der dabei unterstützt, die spezifische Atmosphäre des Bildes optimal zu transportieren. Meist ist es sinnvoll, ihn unaufdringlich, ruhig und leicht unscharf sowie in einem deutlichen Kontrast zum Bildmotiv zu halten, damit nichts vom Wesentlichen ablenkt.

In zwölf Schritten zu einem überzeugenden Geschäftsbericht

Der Geschäftsbericht ist für PR-Verantwortliche zumeist die wichtigste Publikation des Jahres – und die aufwendigste. Daher ist es umso wichtiger, rechtzeitig und mit Plan an die Arbeit heranzugehen. Wir haben für Sie die zwölf wichtigsten Arbeitsschritte festgehalten:

1. Entwickeln Sie ein Konzept.

Was wollen Sie mit Ihrem Geschäftsbericht erreichen? Welche Zielgruppen wollen Sie ansprechen? Welche Botschaften sollen transportiert werden? Auf welchem Wege soll der Geschäftsbericht die Zielgruppen erreichen? Welche Wirkung wünschen Sie sich? Wie wollen Sie diese Wirkung erreichen – inhaltlich und visuell? Erst, wenn das Konzept für Ihren Geschäftsbericht steht, können Sie die weiteren Planungsschritte vornehmen.

2. Erstellen Sie einen Projektplan.

In Ihrem Projektplan sind alle Aufgaben, Arbeitsschritte und das Timing erfasst. Rechnen Sie rückwärts vom geplanten Veröffentlichungstermin. Planen Sie für alle Arbeitsschritte Puffer ein – für den Druck, die Gestaltung, die Redaktion der Texte, die Bildbeschaffung, die Korrektur- und Freigaberunden. Benennen Sie die für die Erfüllung der Aufgaben und die Einhaltung der Termine Verantwortlichen und halten Sie die Namen der Verantwortlichen auch im Projektplan fest.

3. Stellen Sie ein Projektteam zusammen.

Als PR-Verantwortlicher sind Sie zwar auch für den Geschäftsbericht verantwortlich. Das bedeutet aber keineswegs, dass Sie alle Aufgaben alleine bewältigen müssen. Holen Sie sich Unterstützer mit ins Boot. Das sind zum einen Mitarbeiter aus den anderen Abteilungen. Diese sollten Ihnen die erforderlichen Informationen liefern, können aber auch bei der Erstellung des Berichts helfen. Ermitteln Sie noch vor Beginn der Arbeit Ihren Bedarf an Unterstützung und prüfen Sie, ob Sie externe Hilfe brauchen – bei der Recherche, der Aufbereitung der Informationen, der Redaktion der Texte, für die Anfertigung von Fotos, für die Gestaltung, das Lektorat. Holen Sie frühzeitig Kostenvoranschläge ein. Denn auch die externen Unterstützer sollten Sie rechtzeitig ins Team aufnehmen, idealerweise von Anfang an, damit keine Informationsdefizite entstehen.

4. Starten Sie mit einem Kick-off-Meeting.

Ein Kick-off-Meeting ermöglicht Ihnen, Ihr Anliegen zu transportieren, Fragen direkt zu beantworten und alle auf die gemeinsame Aufgabe einzustimmen. Unterschätzen Sie nicht die dynamische Wirkung, die von einem solchen Meeting ausgehen kann, weil sich alle als Teil des Teams erleben.

5. Erarbeiten Sie eine Struktur.

Stellen Sie eine Übersicht über die Inhalte zusammen, gewichten Sie diese und entwickeln Sie eine Gliederung. Mit dieser Grundlage können Sie die Informationen zu den einzelnen Themen und Aspekten für die verschiedenen Kapitel sammeln und zusammenstellen (lassen).

6. Entwickeln Sie ein Gestaltungskonzept.

Wenn Sie wissen, welche Zielgruppen erreicht, welche Inhalte transportiert, welche Botschaften vermittelt und welche Wirkung erzielt werden soll, können Sie überlegen, wie der Geschäftsbericht auch optisch Ihre Ziele unterstützt. Entwickeln Sie ein Gestaltungskonzept. Dazu gehört auch, dass Sie überlegen, ob Fotos Ihre Inhalte optimal transportieren und Ihre Botschaften untermauern können oder vielleicht eine grafische Lösung passender wäre.

7. Sammeln Sie Informationen.

Teilen Sie den Mitarbeitern des Teams mit, welche Informationen Sie in welcher Form aus den unterschiedlichen Abteilungen benötigen. Je präziser Ihre Angaben und je klarer die Grenzziehung, umso mehr zielführende Informationen bekommen Sie. Das spart den Mitarbeitern Zeit bei der Recherche und Zusammenstellung und Ihnen und Ihrem Team beim Sichten und Fokussieren.

8. Bereiten Sie die Informationen redaktionell auf.

Manchmal haben externe Redakteure mehr Distanz zu den Themen des Unternehmens und zu den Meilensteinen im zurückliegenden Jahr. Das bedeutet aber auch, dass externe Redakteure viel weniger Scheu haben, das Unternehmen für seine tollen Ergebnisse zu loben. Abgesehen davon kostet Textarbeit viel Zeit – die Sie in der Regel gar nicht haben, um sich hinzusetzen und einen fein geschliffenen Text zu verfassen. Delegieren Sie diese Arbeit.

9. Beginnen Sie mit der Gestaltung.

In der Regel müssen Sie für die Fotos und die Gestaltung selbst einen Profi im Team haben. Sobald die Inhalte feststehen, kann auch er sich an die Arbeit machen, die mit den Inhalten gelieferten Fotos sichten, ggf. bearbeiten, neue anfragen oder anfertigen.

10. Starten Sie Prüf- und Freigabeprozesse zeitnah.

Warten Sie mit der Prüfung und Freigabe der Texte und Gestaltung durch die Fachabteilungen nicht bis zum Ende der Arbeit, sondern beginnen Sie damit im laufenden Prozess. So können Sie den einzelnen Abteilungen auch mehr zeitlichen Spielraum für die inhaltliche Prüfung geben und können selbst stressfrei Änderungen vornehmen, wenn dies erforderlich sein sollte. Abschließend erhält die Geschäftsführung die von den Fachabteilungen freigegebene Version zur endgültigen Prüfung und Druckfreigabe.

11. Planen Sie die Verteilung.

Während Ihr Geschäftsbericht im Druck ist, sollten Sie die Verteilung planen. Das bedeutet: Sie prüfen und aktualisieren den Adressverteiler, verfassen ein Anschreiben und drucken es in entsprechender Stückzahl aus. Dann können Sie mit dem Versand beginnen, sobald der Bericht aus der Druckerei kommt. Begleiten Sie den Versand mit einer Pressemeldung. Denn auch für die Medienvertreter sind Geschäftsberichte wertvolle Informations- und Inspirationsquellen.

12. Erst die eigenen Mitarbeiter.

Bevor der Geschäftsbericht verschickt wird, sollten Sie ihn den Mitarbeitern vorstellen. Ideal ist es, wenn Sie allen Mitarbeitern ein Exemplar aushändigen können. Das macht stolz und stärkt die Identifikation mit Ihrem Unternehmen.

Zur Autorin:

Dr. Marion Steinbach, SteinbachPR

SteinbachPR bietet optimale Kommunikationskonzepte bei größtmöglicher Effizienz durch fundiertes PR-Know-how und Branchenkenntnisse in Bildung, Bildungspolitik, Gesundheit und Seniorenkommunikation.

Trends in Gestaltung, Druck und Weiterverarbeitung von Geschäfts- und Jahresberichten

Der Umfang von Geschäftsberichten nimmt stetig zu. Immer mehr Aufgaben, Ziele und auch Pflichten sind mit einer Publikation verbunden. So manchem Geschäftsbericht-Leser wird das eindeutig zu viel.

Wichtige Kernfragen sind deshalb:

• Was sind die tatsächlichen Bedürfnisse des Lesers?
• Wie kann man ihm den Einstieg in die Lektüre erleichtern?
• Was verschafft dem Leser einen differenzierten Überblick?
• Welche Feedback-Möglichkeiten gibt es, um in einen Dialog mit Lesern zu treten?
• Und wie kommen wir dem Wunsch nach einem Strategie-Teil nach, der auf belegbaren Kriterien fundiert?

Beschränken auf das Wesentliche

Um der anhaltenden Informationsflut entgegenzuwirken und den Leser nicht zu überfordern, zeichnen sich für die einzelnen Medien folgende Trends ab:

Print: Hervorheben von Fakten und der Kennzahlen

Bei diesem Ansatz verzichtet man beispielsweise auf einen umfangreichen Imageteil (der aber online erscheinen kann), besinnt sich auf die Kernfunktionen und veröffentlicht so einen übersichtlichen und effizienten Geschäftsbericht bzw. Jahresbericht.

Eine Lösung für sehr umfangreiche Geschäftsberichte könnte auch darin bestehen, dass Kennzahlen sowie wichtige und auditierte Informationen deutlich hervorgehoben werden.

PDF: Aufteilen in verschiedene Hauptkapitel

Der Download eines 300-seitigen und über 10 Megabyte großen PDF ist nicht besonders komfortabel für Leser, die vielleicht nur an bestimmten Daten interessiert sind. Bei solch umfangreichen Geschäftsberichten bzw. Jahresberichten ist es vorteilhaft, beispielsweise Teile wie Kennzahlen, Unternehmensstrategie, Imageteil, Lagebericht, Jahresabschluss, Anhang sowie die weiteren Angaben auch als Einzel-PDFs zur Verfügung zu stellen. Das verkürzt die Lade- und Download-Zeit.

Integrierte Medienformate: Kombination aus Print und Digitalem

Es ist heute schon üblich, einen Geschäftsbericht in verschiedenen Medien zu publizieren. Die Print-Version ist dabei zwar immer noch am beliebtesten, es zeichnen sich beispielsweise aber Tendenzen ab, den Finanzteil zu drucken und den Imageteil digital umzusetzen. Welche Möglichkeiten Ihnen eine crossmediale Berichterstattung bietet, finden Sie hier unter Medienmix, gelungene Beispiele finden Sie (unten) bei ausgezeichnete Online-Geschäftsberichte.

Flexibilität von Social Media-Funktionen im Online-Geschäftsbericht

Das Verhalten von Usern auf Sozialen Plattformen lässt Rückschlüsse darauf zu, wie sie einen Online-Geschäftsbericht nutzen: Sie möchten Informationen nach ihren individuellen Interessen und Bedürfnissen selbst zusammenstellen und verwenden. Deshalb kann der Umfang und die Breite der angebotenen Inhalte mit Texten, Tabellen, Bildern, Infografiken oder Videos groß sein. Denn alles lässt sich beliebig zusammenstellen, mit anderen „teilen“ und so Grundlage von Diskussionen (beispielsweise durch die Kommentarfunktion) werden. Damit User aber überhaupt Bilder und Animationen „sharen“, müssen sie wirklich origininell, einzigartig oder humorvoll sein. Zudem gilt es immer wieder aufs neue, neu entstehende Kanäle auszuprobieren oder nach neuen sinnvollen Ergänzungen oder Verknüpfungen verschiedener Social Media-Plattformen zu suchen.

Damit User überhaupt die Informationen aktiv nutzen können, muss sichergestellt sein, dass sie leicht an die Inhalte gelangen können und die Informationen aktuell sind. Das bedeutet also nicht, nur einmal im Jahr die Daten des aktuellen Geschäftsberichts einzustellen, sondern sie mit tagesaktuellen Meldungen zu verbinden. Zwangsläufig verschwimmen so aber die Grenzen der Unternehmensberichterstattung. Und die Glaubwürdigkeit, die besonders in der testierten „Stichtagsdokumentation“ hoch ist, wird möglicherweise leicht eingebüßt.

Erfolgreich einen Jahresbericht erstellen, verfassen und gestalten

Zahlenkolonnen, längere Texte und trotzdem ein attraktiver Jahresbericht: Geht das? Wir finden schon. Wir bieten Ihnen Erfahrungen, Kreativität und Inspirationen und zeigen Ihnen, wie Sie „Bleiwüsten“ mithilfe eines durchdachten Konzepts und ansprechenden Designs in einen lesenswerten Jahresbericht verwandeln. Dabei ist aber entscheidend, sich vorher klar zu werden, was man erreichen möchte:

• Welche Kommunikationsziele Sie mit der Erstellung Ihres Geschäftsberichts verfolgen?
• Wo Ihre Alleinstellungsmerkmale liegen?
• Wen Sie mit Ihrem Geschäftsbericht erreichen möchten?
• Was die tatsächlichen Bedürfnisse Ihrer Leser sind?

Häufig wird der arbeits- und abstimmungsreiche Prozess zur Erstellung eines Jahres- bzw. Geschäftsberichts unterschätzt und am Ende eng und anstrengend. Mit einem klar strukturierten Ablauf lassen sich Ihre Nerven schonen. Und aufgrund unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, wie Sie auch unter Zeitdruck rechtzeitig fertig werden:

Auf Basis eines fundierten Briefings Ihren individuellen Jahres- bzw. Geschäftsbericht entwickeln

Zu Beginn der Zusammenarbeit ist es für Kreative entscheidend, Kunden möglichst gut kennenzulernen und ihre Erwartungen abzufragen. Dabei hilft es sehr, ein vollständiges Briefing zu erhalten. Hilfreich ist zudem, wenn Sie uns zeigen, was Ihr Unternehmen in der letzten Zeit an Publikationen veröffentlicht hat, und welche Geschäftsberichte Sie von anderen Unternehmen gelungen finden.

So können Missverständnisse ausgeschlossen werden, die möglicherweise sonst erst bei der Präsentation auffallen würden – für beide Seiten sicherlich sehr ärgerlich, wenn in die falsche Richtung gearbeitet und wertvolle Zeit vergeudet wurde.

1. Schritt: Die richtige Auswahl der Bestandteile Ihres Briefings

Zu den wichtigsten Parametern zählen beispielsweise die Kommunikationsziele, zu lösende Probleme, das Marktumfeld, die Zielgruppen und das zur Verfügung stehende Etat. Wir erstellen Ihnen gerne ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Briefing. Rufen Sie uns an unter 0221 / 2 76 83-70 oder senden Sie uns eine E-Mail an info@ihr-geschaeftsbericht.de!

Infografiken anschaulich und aufmerksamkeitsstark visualisieren

Da grafisch aufbereitete Fakten schneller verstanden und besser abgespeichert werden können als Texte, erklärt es sich von selbst, dass Informationsgrafiken, Diagramme und Schaubilder eine so bedeutende Rolle in Geschäftsberichten einnehmen. Denn es gilt hier möglichst effizient, eindeutig und anschaulich einen Sachverhalt aus Zahlen und Daten korrekt und unverfälscht darzustellen.

Die Macht des Designers, Interpretation zu lenken

Der Designer hat dabei jedoch die nicht zu unterschätzende Möglichkeit, Tendenzen unterschiedlich stark herauszuarbeiten und so die Interpretation des Betrachters in eine bestimmte Richtung zu lenken, so dass ein gewünschtes Ergebnis herauszulesen ist. Aber dies verbietet sich insbesondere in der Finanzmarktkommunikation, bei der es auf Offenheit, Ehrlichkeit und Richtigkeit ankommt.

Um aus komplexen Datenzusammenhängen anschauliche und häufig auch vielschichtige Infografiken zu entwickeln, reicht ein ästhetisches Empfinden und technisches Know-how nicht aus. Entscheidend ist Fähigkeit des Gestalters zur Abstraktion und zum interdisziplinären Denken, wie beispielsweise dem Einarbeiten in unterschiedliche und teilweise komplizierte Themengebiete.

Tabellen, Diagramme und Schaubilder? Wo liegen die Unterschiede?

Während Tabellen dazu dienen, große Datenmengen detailliert und geordnet darzustellen (wie insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz in Geschäftsberichten), vermitteln Diagramme Entwicklungen. Schaubilder sind in ihrer Ausarbeitung noch grafischer als Diagramme und stellen Abläufe dar.

6 Tipps, wie es Ihnen gelingt, eine Tabelle ansprechend und leicht verständlich zu erstellen:

1. Komplexität: Um alle Eventualitäten berücksichtigt zu haben und auch die größte und wichtigste Tabelle auf eine Seite bzw. Doppelseite positionieren zu können, sollte zuerst die Bilanz oder der Anlagenspiegel gestaltet werden (das sind meist die größten Tabellen in einem Geschäftsbericht). Sie wird die Basis für alle weiteren Tabellen.
2. Übersichtlichkeit: Horizontale und vertikale Linien sowie flächige Zahlenhinterlegungen ermöglichen, die Struktur der Tabelle schnell zu erfassen. Diese Elemente bieten zahlreiche gestalterische Möglichkeiten, sollten aber nicht ablenken oder gar stören. Die Texte werden meist linksbündig und die Zahlen rechtsbündig ausgerichtet.
3. Einheitlichkeit: Damit sich Leser schnell zurechtfinden, sollte die Struktur in einer Publikation, insbesondere der Tabellenkopf, mit der Reihenfolge der Jahreszahlen und Währungsangabe immer gleich angeordnet sein.
4. Tabellensatz: Proportional-Schriften (das sind die meisten Fließtext-Schriften) sind für Tabellen ungeeignet, weil die Zahlen nicht genau untereinander stehen. Gute Schriftfamilien bieten aber einen Expert-Schnitt mit dafür vorgesehenen Ziffern mit fester, gleicher Breite (Monospace-Schriften), die zusätzlich auch auf der Schriftlinie stehen, also nicht „springen“ und ein ruhiges, übersichtliches Schriftbild ergeben.
5. Geldbeträge: Zwischen Tausender-Gruppen mit jeweils drei Ziffern steht üblicherweise in Deutschland ein Punkt, in der Schweiz ein halbes Leerzeichen und in den USA ein Komma.
6. Kontinuität: Das Tabellen-Layout sollte über viele Jahre hinweg bestehen bleiben, damit Leser die Möglichkeit der Vergleichbarkeit mit Vorjahresberichten haben.

Welche Profi- und Amateursoftware kommt zur Erstellung von statischen Infografiken infrage?

Professionell erstellte und zu nutzende Infografiken werden in den Printmedien meist mit dem Software Adobe Illustrator erstellt. Da sie vektorbasiert als EPS oder im ai-Format abgespeichert  werden, können sie auch problemlos auf Hintergründe gestellt und selbst in großen Abbildungsgrößen skaliert werden. Da Illustrator aber nur wenig Gestaltungsvarianten per Knopfdruck bietet, ist einiges an Handarbeit und technisches Können gefragt, um sie mit einem individuellen Stil im Hinblick auf ein einheitliches und prägnantes Corporate Design zu versehen.

Als weitere Online-Tools stehen auch Pictochart, Infogr.am und Easel.ly zur Verfügung. Es gibt darüber hinaus aber noch zahlreiche andere Software. Weitere Infos: Page-Online

Möchten Sie für einen Online-Geschäftsbericht Infografiken animieren?

Webstandards für interaktive Infografiken sind: HTML5, CSS, SVG und Javascript. Techniken sind: JavaScript InfoVis Toolkit, D3.js. und Google Chart Tools. Weitere Infos: Wikipedia